Арендуем зал для конференции: важные моменты, которые следует знать

0
288

Проведение брифингов, бизнес-встреч, творческих вечеров, семинаров, других масштабных мероприятий требует наличия просторного помещения, которое способно разместить всех своих участников. При этом такой холл должен быть оснащен презентационным оборудованием, которое обеспечит хороший звук, четкую видео проекцию обучающих, статистических, научных, маркетинговых, других материалов. Организаторам подобных ивентов содержать такое помещение не выгодно. Рациональное решение этого вопроса — снять зал в аренду. Компании, предоставляющие подобные услуги, способны эффективно решить ряд задач: подготовку, сопровождение ивента, Это комплексный сервис, учитывающий важные организационные аспекты, и гарантирующий комфорт, и успех предстоящей встречи.

Выбираем конференц-зал: что следует учесть

Грамотный подход к выбору места проведения деловых, образовательных программ — залог эффективной реализации проекта, который обеспечит комфорт всем его участникам. Сегодня выбор конференц-залов огромен. Гостиницы, бизнес-центры и комплексы предлагают свои апартаменты под проведение мероприятий различных концепций, масштабов. При выборе конференц-холла необходимо учесть:

  • Вместительность. Тренинг, семинар мини-формата в большом холле не оправдает ни цели, ни средств организаторов. Также нерационально будет приглашать большое количество людей в помещение небольшой площади. Это создаст негативное впечатление от ивента, доставит неудобства его участникам.
  • Техническое оснащение. Необходимый минимум включает в себя наличие акустической, осветительной системы, видеопроектора, плазменной панели, подключения к высокоскоростному интернету, флипчарта, средства конференц-связи. Дополнением ко всему служит хорошее освещение.
  • Локация. Для встречи подойдет конференц-холл с удобной транспортной развязкой. При этом комплекс, в который входит гостиница, ресторан, несколько холлов с необходимым оборудованием, наличием парковки станет лучшим решением организации проекта.
  • Дополнительная база. Наличие бара, фитнес-клуба, развлекательных комплексов позволит гостям активно провести свободное время в перерывах между официальной частью. Это особенно актуально, если формат встречи расписан на несколько дней.

Сегодня все чаще создаются центры с несколькими конференц-залами различной вместимости, локации, что позволяет сделать выбор, с учетом концепции предстоящего события.

Почасовая аренда зала: преимущества

Иногда, пребывание вне стен офиса во время переговоров, бизнес-встреч, может быть гораздо продуктивнее в целом. При этом организация ивента конкретной концепции — задача, требующая взвешенных решений, серьезного подхода. Формула ее успеха — интересные докладчики, локация, и почасовая аренда зала. Сотрудничая с надежной компанией, клиент получает лучшие условия для работы:

  • красиво оформленный холл;
  • отличный обзор;
  • хорошую звукоизоляцию;
  • профессиональный сервис;
  • подготовку на высшем уровне;
  • гибкую систему оплаты, скидки;
  • удобную локацию.

Арендуемый холл заранее оснащен мультимедийным, акустическим оборудованием, компьютерной техникой, доступом к Интернет, и т.д. Можно рассмотреть комнату для переговоров, вмещающую не более десяти человек, или же апартаменты, где можно разместить более ста приглашенных. Результатом такого сотрудничества станет экономия бюджета, благодарная аудитория.

Подобный сервис востребован. Это выгодно, как для организаторов ивентов, так и для компаний-арендодателей конференц-центров. Максимально быстро решает проблему обеспечения семинаров, мастер-классов, брифингов помещением, профессиональным конференц-оснащением. Конференц-залы пользуются немалой популярностью, поэтому желательно найти и арендовать его заранее.

Схема размещения участников

Существует несколько схем, предусматривающих грамотное размещение приглашенных, зрителей конференции. Исходя из концепции будущего события, вида взаимодействия его участников, подбирается конкретный вариант по расстановке стульев. Рассмотрим некоторые из них:

  • «Подкова». Стулья располагаются дугой, в виде подковы. В основе располагают стол для спикеров проекта, или мини-сцену для демонстрации материалов, презентаций.
  • «Кабаре». Стулья расставляют вокруг стола, в виде полукруга, чтобы у всех присутствующих на встрече была возможность видеть мини-сцену, ее докладчиков.
  • Т-образная расстановка. Столы устанавливают впритык друг к другу, в два ряда. Перпендикулярно ставят несколько столов для докладчиков.
  • «Классная комната». Распространенная схема расположения стульев при организации семинаров, лекций, других мероприятий, где нужно вести конспекты, много писать.

Имея базовые представления о вариантах размещения гостей, можно сделать первые выводы о типе конференц-холла, который подойдет для реализации запланированной встречи. За счет вариативности расстановки мебели, можно получить зал, соответствующий цели планируемого события. При этом важно помнить про вместительность помещения, количество планируемых слушателей, и не забыть про главное — организацию питания.

Организация сопровождения: кейтеринг

Ни одно значимое событие, вне зависимости от своего формата, невозможно без кейтеринга. Организация любых ивентов требует инновационных, гибких решений, и предложений. Кейтеринг отвечает всем этим требованиям, подстраивается под требования клиентов. Партнеры, инвесторы, и просто гости смогут отвлечься, и в непринужденной обстановке пообщаться между собой в ходе кофе-брейк, фуршета, бизнес-ланча. Насладиться ароматными напитками, различными закусками, вкусными десертами.

Заказав кейтеринг, организатор получает ряд преимуществ:

  • массу свободного времени;
  • подходящее к случаю угощение;
  • сбалансированное меню;
  • высококлассное обслуживание;
  • соблюдение четкого тайминга;
  • экономию финансов.

Кейтеринг — это не просто доставка еды. Это сервис без границ, с массой преимуществ, доступный каждому. Если нужно быстро и выгодно организовать выездное питание, и при этом не выйти за рамки намеченного бюджета, кейтеринг от надежного партнера станет логичным решением этого вопроса.